Smart Meetings
Maximale vergadercapaciteit, meer gastvrijheid en minder kosten.
Smart Meetings
Maximale vergadercapaciteit
Gereserveerde, maar niet gebruikte vergaderruimtes zijn een doorn in het oog van managers. Deze noshows drukken de vergadercapaciteit gemiddeld met 30%. Ze zorgen er bovendien voor dat onnodig dure, externe vergaderruimte wordt gereserveerd. Met het gebruiksvriendelijke Smart Meetings is dit voortaan verleden tijd en maken uw werknemers altijd maximaal gebruik van de vergadercapaciteit in uw gebouw.
Verhoging gastvrijheid
Organisaties met veel vergaderruimtes en een dagelijkse grote stroom van bezoekers moe ten ad-hoc kunnen inspringen op veranderende situaties. Planning en werkelijkheid lopen daardoor niet altijd synchroon. Het innovatieve Smart Meetings ondersteunt u met gebruiksvriendelijke en actuele informatie voorziening in uw gebouw. Zo worden bezoekers direct bij binnenkomst voorzien van de benodigde informatie met behulp van een digitaal Welcome Display. Hierop vinden zij altijd een up-to-date overzicht van vergaderingen of andere activiteiten, de bijbehorende tijden en locaties.
Gebruiksvriendelijk voor uw personeel
Smart Meetings is een uiterst gebruiksvriendelijk concept. Een Meeting Room Finder bij de ingangen toont medewerkers een digitaal en up-to-date overzicht van al uw vergaderplekken en de reserveringen voor de dag. Medewerkers zien onmiddellijk waar en wanneer een vergaderzaal vrij is en kunnen ter plekke een ruimte reserveren (kiosk-functie). De bezettingsinformatie is tevens beschikbaar via hun smartphone en uiteraard via uw huidige reserveringssysteem. Reserveringen kunnen eveneens met de smartphone worden gemaakt.
Aanpasbaar, modulair systeem
Smart Meetings is een modulair gestructureerd systeem. U kiest alleen die componenten die u nodig heeft. Wijzigt uw behoefte in de toekomst door groei, krimp of andere veranderingen? Dan zijn aanpassingen eenvoudig te maken. Smart Meetings integreert moeiteloos met uw bestaande systemen. We sluiten bovendien de vormgeving van alle componenten naadloos aan op uw eigen huisstijl. Smart Meetings is daarnaast eenvoudig uit te breiden met (componenten van) Smart Workplace en Smart Hospitality.
Bestemming bereikt
Meeting Room Signs (dynamische kameraanduidingen) bij elke vergaderruimte geven de huidige reservering weer en heten genodigden welkom. Een dergelijke kameraanduiding is altijd actueel en zorgt voor duidelijkheid bij zowel bezoekers als werknemers. Hiermee wordt tevens voorkomen dat een gereserveerde vergaderzaal per ongeluk in gebruik wordt genomen door een andere groep. Werknemers kunnen de Meeting Room Signs ook gebruiken om direct de achterliggende ruimte te reserveren (kiosk-functie).
Management & Analyse
Integratie van Smart Meetings met uw bestaande reserveringssysteem verloopt eenvoudig en moeiteloos. Het plannen van vergaderingen managet u vervolgens met uw eigen systeem of via de Smart Meetings Agenda. Uw facilitair manager heeft met Smart Meetings een innovatieve resourcemanagementtool in handen waarmee hij real-time inzicht krijgt in de gebruiksefficiency van de vergaderruimtes. Meeting Room Sensors registreren namelijk continu het werkelijke gebruik van de ruimtes. Deze data worden helder ontsloten via begrijpelijke analyses en rapportages. Op basis daarvan neemt u eenvoudig gefundeerde beslissingen voor de korte, middellange en lange termijnexploitatie van uw kantoorpand. Verhoging van de efficiency en besparingen op huisvestingskosten liggen daarmee binnen handbereik.
Ook voor u
Met Smart Meetings verhoogt u de gebruiksvriendelijkheid van uw gebouw en realiseert u een aanmerkelijk efficiënter gebruik van vergaderruimtes. Dit concept is dan ook bij uitstek geschikt voor middelgrote en grote organisaties met diverse vergaderruimtes, zoals overheidskantoren, conferentieoorden, ziekenhuizen en bedrijfsverzamelgebouwen. Daarnaast is Smart Meetings zeer goed toe te passen in gebouwen met meerdere collegezalen zoals universiteiten en hogescholen.
Functionaliteiten op een rij
- Discrete registratie bezetting vergaderruimtes
- Dynamische, up-to-date bezettingsinformatie
- Informatievoorziening bij ingang, bij vergaderruimtes en via smartphones
- Ter plekke reserveren via interactieve displays (Kiosk)
- Alle Displays en Signs in huisstijl
- Interactieve statistische analyse
- Integratie met huidige reserveringssysteem
Smart Hospitality en Smart Workplace
Smart Meetings is een uiterst gebruiksvriendelijk concept. Wilt u de gastvrijheid van uw organisatie verder verhogen? Breidt dan Smart Meetings uit met Smart Hospitality. Hiermee worden uw bezoekers op eenvoudige en gebruiksvriendelijke wijze via de meest optimale route naar de vergaderzaal geleid. Of combineer Smart Meetings met Smart Workplace. Hiermee realiseert u (verdere) flexibilisering van kantoorruimte, een verhoging van de efficiency van uw gebouw en een besparing op de exploitatiekosten. Vraag ons naar de mogelijkheden. Wij vertellen u graag meer.
Optimaal gebruik van vergadercapaciteit
Verhoging van de gastvrijheid
Gebruiksvriendelijke en efficiënte werkwijze
Goed geïnformeerde medewerkers en bezoekers
Meten & analyseren
Verhoging professionele uitstraling
Neem contact met ons op
Er valt nog veel meer te vertellen over de toepassingen van Smart Signs Solutions. Dus wilt u meer weten over het professionaliseren van uw organisatie? En bent u benieuwd naar de eenvoudige inzetbaarheid van onze concepten? Neem dan contact met ons op en stuur een e-mail of bel. Wij maken graag een afspraak voor een vrijblijvend gesprek.
Demmersweg 32
7556 BN Hengelo
+31 (0)53 89 00 480
info@smartsigns.nl